Daugelis įmonių pradeda nuo paprasto el. pašto sprendimo, kuris veikia kartu su svetainės hostingu ar atskiru pašto serveriu. Kol darbuotojų nedaug, tokios sistemos dažnai pakanka.
Tačiau įmonei augant atsiranda daugiau poreikių: patogesnis el. pašto administravimas, bendri kalendoriai, darbas keliuose įrenginiuose, dokumentų dalijimasis, Teams, OneDrive, SharePoint ir papildomos saugumo priemonės.
Tokiu atveju vienas dažniausių sprendimų – įmonės el. pašto migracija į Microsoft 365 ir Exchange Online.
Kodėl įmonės renkasi Microsoft 365?
Microsoft 365 nėra tik el. pašto sistema. Priklausomai nuo pasirinkto plano, vienoje aplinkoje galima naudoti Exchange Online, Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoft Office programas, MFA, Microsoft Defender bei centralizuotą vartotojų ir įrenginių administravimą.
Tai leidžia įmonei turėti vieną centralizuotai valdomą IT aplinką ir paprasčiau administruoti vartotojus, prieigas bei saugumą.
Kaip vyksta el. pašto migracija į Microsoft 365?
Migracija neturėtų prasidėti nuo DNS ar MX įrašų pakeitimo. Pirmiausia reikia įvertinti esamą pašto sistemą ir paruošti Microsoft 365 aplinką.
1. Įvertinama esama el. pašto sistema
Prieš migraciją svarbu išsiaiškinti, kiek įmonėje yra pašto dėžučių, kokio dydžio jos yra, kokie papildomi adresai naudojami ir ar yra bendrų pašto dėžučių, pavyzdžiui info@, apskaita@ ar pardavimai@.
Taip pat įvertinama, ar vartotojai turi papildomų adresų, kontaktų, kalendorių ar kitų duomenų, kuriuos reikia išsaugoti.
Nuo esamos sistemos priklauso ir pats migracijos būdas.
2. Paruošiama Microsoft 365 aplinka
Jeigu įmonė dar neturi Microsoft 365 aplinkos, paruošiamas Microsoft 365 tenant’as ir prijungiamas įmonės domenas.
Sukuriami vartotojai, pašto dėžutės, bendros pašto dėžutės, grupės ir reikalingi el. pašto aliasai.
Kiekvienam vartotojui parenkama tinkama Microsoft 365 licencija pagal jo darbo pobūdį ir reikalingas funkcijas.
3. Perkeliami seni laiškai
Daugeliu atvejų senas paštas gali būti migruojamas naudojant IMAP ar kitą esamos sistemos palaikomą migracijos būdą.
Tokiu būdu perkeliami el. laiškai ir pašto aplankai.
Svarbu žinoti, kad standartinė IMAP migracija paprastai neperkelia kalendorių, kontaktų ar lokaliai Outlook programoje saugomų duomenų. Todėl prieš migraciją reikia patikrinti, kokius duomenis darbuotojai iš tikrųjų naudoja.
4. Sutvarkomas Microsoft 365 saugumas
Migracija yra gera proga kartu sustiprinti įmonės el. pašto saugumą.
Rekomenduojama įjungti MFA, peržiūrėti administratorių paskyras ir vartotojų teises, sutvarkyti SPF, DKIM ir DMARC įrašus bei patikrinti išorinio el. pašto persiuntimo ir kitus saugumo nustatymus.
El. pašto paskyros yra vienas dažniausių phishing ir kitų kibernetinių atakų taikinių, todėl saugumo nustatymų nereikėtų palikti vėlesniam laikui.
5. Pakeičiami DNS įrašai
Kai Microsoft 365 aplinka paruošta ir duomenų migracija suplanuota, keičiami domeno DNS įrašai.
Svarbiausi jų yra MX, SPF, Autodiscover, DKIM ir DMARC.
Pakeitus MX įrašą nauji laiškai pradedami pristatyti į Microsoft 365.
Kadangi DNS pakeitimai ne visame internete įsigalioja tuo pačiu metu, migraciją svarbu atlikti suplanuotai, kad pereinamuoju laikotarpiu nebūtų prarasti laiškai.
6. Sutvarkomi darbuotojų kompiuteriai ir telefonai
Po migracijos Microsoft 365 paskyros prijungiamos darbuotojų kompiuteriuose ir mobiliuosiuose įrenginiuose.
Sutvarkomas Outlook, OneDrive, Teams, bendros pašto dėžutės, bendri kalendoriai ir kitos naudojamos Microsoft 365 paslaugos.
Jeigu įmonėje yra daugiau darbo vietų, šį procesą verta suplanuoti iš anksto, kad migracijos dieną darbuotojai galėtų tęsti darbą su kuo mažesniais trikdžiais.
Ar migracijos metu galima naudotis el. paštu?
Dažniausiai – taip.
Seni laiškai gali būti kopijuojami dar prieš galutinį pašto sistemos perjungimą, o paskutinė sinchronizacija atliekama prieš keičiant MX įrašus.
Tinkamai suplanuota migracija leidžia perėjimą atlikti su minimaliais darbo sutrikimais.
Kiek laiko trunka migracija?
Tai priklauso nuo vartotojų skaičiaus, pašto dėžučių dydžio, esamos sistemos, interneto ryšio ir papildomų duomenų kiekio.
Nedidelės įmonės migracija gali būti atlikta gana greitai, tačiau didelėms pašto dėžutėms duomenų perkėlimas gali užtrukti ilgiau.
Todėl prieš pradedant darbus verta įvertinti esamą aplinką ir paruošti konkretų migracijos planą.
Kokią Microsoft 365 licenciją pasirinkti?
Dažniausiai įmonės renkasi Microsoft 365 Business Basic, Business Standard arba Business Premium.
Ne visiems darbuotojams būtina vienoda licencija. Vienam vartotojui gali pakakti el. pašto ir debesijos paslaugų, kitam reikalingos kompiuteryje diegiamos Office programos, o trečiam – papildomos įrenginių valdymo ir saugumo funkcijos.
Todėl licencijas geriausia parinkti pagal realų darbuotojų poreikį.
Ką verta sutvarkyti kartu su migracija?
Perėjimas į Microsoft 365 yra gera proga peržiūrėti ne tik el. paštą, bet ir visą įmonės IT aplinką.
Dažnai kartu sutvarkome OneDrive, SharePoint, Teams, bendras pašto dėžutes, vartotojų prieigas, MFA, kompiuterių administravimą, atsargines kopijas ir bendrus IT saugumo nustatymus.
Tokiu būdu Microsoft 365 tampa ne tik nauja el. pašto sistema, bet ir pagrindu centralizuotai įmonės darbo aplinkai.
Microsoft 365 migracija ir priežiūra su PRASOM
PRASOM padeda įmonėms perkelti el. paštą iš esamų hostingo, pašto serverių ir kitų el. pašto sistemų į Microsoft 365.
Galime pasirūpinti visu procesu – nuo esamos aplinkos įvertinimo ir migracijos plano iki pašto dėžučių perkėlimo, DNS pakeitimų, Outlook, OneDrive, Teams bei Microsoft 365 saugumo nustatymų.
Po migracijos galime administruoti Microsoft 365 bei prižiūrėti visą įmonės IT ūkį – kompiuterius, serverius, tinklą, Wi-Fi, spausdintuvus, atsargines kopijas ir teikti pagalbą darbuotojams.
Paslaugas teikiame visoje Lietuvoje – tiek nuotoliniu būdu, tiek atvykdami pas klientą.
Daugiau apie Microsoft 365:https://prasom.lt/paslaugos/office-365-diegimas-ir-prieziura
IT ūkio priežiūra įmonėms:https://prasom.lt/paslaugos/it-ukio-prieziura
Dažniausi klausimai
Ar po migracijos išliks seni laiškai?
Taip. Seni laiškai gali būti perkelti į Microsoft 365. Konkretus migracijos būdas priklauso nuo esamos pašto sistemos.
Ar pasikeis įmonės el. pašto adresai?
Ne. Įmonė gali ir toliau naudoti tą patį domeną ir tuos pačius el. pašto adresus.
Ar galima perkelti kontaktus ir kalendorius?
Taip, tačiau jų migracijos būdas priklauso nuo esamos sistemos ir to, kur šie duomenys šiuo metu saugomi.
Ar reikia perkonfigūruoti Outlook?
Dažniausiai taip. Po migracijos Microsoft 365 paskyra prijungiama Outlook programoje ir kituose darbuotojo įrenginiuose.
Ar PRASOM gali atlikti darbus ne Šiauliuose?
Taip. Dirbame visoje Lietuvoje – tiek nuotoliniu būdu, tiek atvykstame pas klientą.